Die Rechnungsübermittlung bei der Daimler Truck AG erfolgt über spezialisierte Service-Dienstleister, die eingehende Rechnungen auf bestimmte Pflichtangaben prüfen. Eine Übersicht der Pflichtangaben finden Sie hier: Anforderungen an eine Rechnung (Rechnungen, die unvollständig sind oder Pflichtangaben fehlen, werden durch unsere Dienstleister daher abgelehnt und ein Ablehnungsschreiben mit Ablehnungsgrund wird per Post oder E-Mail an Sie zugestellt.)

Nach erfolgreicher Prüfung durch die Service-Dienstleister werden die Rechnungen an unser Finanzsystem übertragen und dort einer weiteren internen Rechnungsprüfung unterzogen. Erst nach dieser finalen Prüfung erfolgt die Freigabe zur Zahlung oder die Erstellung einer Gutschrift oder Belastungsanzeige.

Das Kreditorenprozessmanagement der Daimler Truck AG optimiert kontinuierlich die Prozesse rund um den Rechnungseingang. Dabei übernehmen wir Verantwortung für die Umwelt und fördern eine effiziente Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten. Eine nachhaltige und zugleich effektive Lösung ist der elektronische Rechnungsversand.

Hier finden Sie eine umfassende Übersicht über unsere digitalen Methoden zur Rechnungsübermittlung:

Das Gutschriftverfahren (ERS-Verfahren) ist eine spezielle Abrechnungsform zwischen Kunden und Lieferanten. Anstatt dass der Lieferant eine Rechnung stellt, erstellt der Kunde einen eigenen Abrechnungsbeleg (Gutschrift) und übernimmt damit die Abrechnung. Diese Gutschrift ersetzt sowohl abrechnungs- als auch steuertechnisch die Rechnung des Lieferanten. Voraussetzung für die Nutzung des Gutschriftverfahrens ist die Einhaltung aller steuerrechtlichen Vorgaben sowie die korrekte Erstellung der Gutschriften.

Dieser Prozess eignet sich ausschließlich für Lieferanten von Produktionsmaterial, sowie bestimmte weitere Beschaffungsszenarien, zum Beispiel Katalogbeschaffung (Catbuy) und Nicht-Produktionsmaterial (NPM).

Vorteile des Gutschriftverfahrens

✅ Voll automatisiertes und standardisiertes Verfahren auf Basis der Vertragsabschlüsse.
✅ Gutschriften werden in der Regel elektronisch per EDI VDA4938 übertragen. (Übergangsweise ist auch eine Erstellung als Papierbeleg möglich). Download der Gutschriften als PDF ist über Financial Vendor Portal möglich (Download/Archiv ist nur 6 Monate rückwirkend möglich).
✅ Positiver Cash-Flow-Effekt für den Lieferanten durch regelmäßige und pünktliche Zahlungen auf Basis der Wareneingänge und Preisabschlüsse

Bei Interesse am Gutschriftverfahren für die deutschen Werke wenden Sich sie bitte unter Angabe Ihre Lieferanten-Nummer an folgende Mailadresse:

Daimler-CreditNoteProcess-Installation@daimlertruck.com

Um den aktuellen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen der Automobilindustrie gerecht zu werden, hat der Verband Deutscher Automobilindustrie (VDA) den Standard VDA 4938 entwickelt. Die Daimler Truck AG setzt hierbei auf die in der Automobilbranche standardisierte VDA-Empfehlung Global INVOIC D.07A (enthalten in VDA 4938 T2).

Wichtige Voraussetzungen für die Nutzung:

1. Einrichtung und Test der EDIFACT-Nachricht  
2. Abschluss einer EDI-Vereinbarung zwischen den Vertragspartnern

Vorteile von EDI VDA 4938

✅ Nutzung einheitlicher Standards im Automotive Umfeld (Format kann für viele andere Empfänger benutzt werden)
✅ Sehr gut geeignet für die Übertragung von hohen Rechnungsvolumina
✅ Zu jeder Übertragung im VDA 4938 Format erhalten Sie eine "APERAK" Nachricht. Damit ist eine vollständige Kontrolle und Transparenz der Übermittlung sichergestellt.

Bei Interesse am EDI-Verfahren wenden Sich sie bitte unter Angabe Ihre Lieferanten-Nummer an folgende Mailadresse:

InvoiceEntry@daimlertruck.com

Hier finden Sie weitere Unterstützung zu VDA4938: